Memisahkan Teks pada Satu Kolom di Excel ke dalam Beberapa Kolom

Terkadang dalam bekerja dengan Excel kita perlu memisahkan teks yang ada dalam satu kolom ke dalam beberapa kolom, seperti pemisahan antara tempat lahir dan tanggal lahir. Pemisahan data tersebut dapat dilakukan dengan berbagai kriteria pemisah (delimeter), misalnya Tab, titik koma, koma, spasi, dan tanda pemisah lainnya sesuai dengan keperluan.

Contoh lain mungkin kita pernah membuka file CSV (comma-separated values atau character-separated values) di Excel. Pada file CSV tersebut datanya tidak diletakkan per kolom, tetapi semuanya diletakkan pada satu sel atau kolom.

Data dengan tampilan seperti pada file CSV tersebut akan menyulitkan dalam membacanya apalagi menggunakannya. Untungnya, Microsoft Excel telah dilengkapi dengan fasilitas yang bernama Text To Columns yang digunakan untuk memisahkan teks pada satu kolom ke dalam beberapa kolom.

Fitur Text To Columns membagi isi kolom atau sel menjadi beberapa kolom berdasarkan tanda pemisah (delimiter). Seperti disampaikan di atas, bahwa delimiter dapat berupa misalnya Tab, titik koma, koma, spasi, dan tanda pemisah lainnya. Dengan fitur ini, tentukan kita bisa memisahkan teks pada sebuah sel, misalnya nama lengkap yang dipisahkan dengan spasi dan membaginya menjadi kolom nama pertama dan nama kedua.

Hal-hal Penting Sebelum Memisahkan Teks

Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum data dipisah menjadi beberapa kolom di Excel.

Gunakan tanda pemisah yang sama untuk seluruh data.

Sebagai contoh, pada data di bawah ini setiap sel pada kolom A berisi Tempat Lahir dan Tanggal Lahir dengan pemisah berupa tanda koma.

Letakkan data dalam tanda petik dua (“ ”) bila ada lebih dari satu kata dan memiliki tanda pemisah yang sama. 

Sebagai contoh sel A7 dengan data Purwodadi, Kab. Bengkulu Utara, 12 Januari 1995 akan dipisah menjadi dua kolom, yaitu tempat lahir Purwodadi, Kab. Bengkulu Utara dan tanggal lahir 12 Januari 1995..

Secara normal, data tersebut akan dipisahkan menjadi tiga kolom karena ada tanda koma pada tempat lahir. Agar tanda koma tersebut tidak dianggap sebagai tanda pemisah oleh Excel, maka letakkan tempat lahir dalam tanda petik dua : "Purwodadi, Kab. Bengkulu Utara", 12 Januari 1995.

Langkah-langkah Membagi Isi Sel dengan Text To Columns

Buka leebar kerja Excel yang akan dipisah teksnya, dalam contoh ini akan menggunakan data daftar Tempat, Tanggal Lahir yang akan dibagi menjadi dua kolom dengan tanda pemisah koma.

Pilih kumpulan sel atau kolom yang berisi teks yang akan dipisahkan.

Pada Tab Data, kelompok Data Tools, klik Text to Columns untuk membuka kotak dialog Convert Text to Columns Wizard.

Pada Step 1, klik Delimited, dan kemudian klik Next.

Pada Step 2, tentukan pembatas yang memisahkan isi sel. Pada contoh ini, isi sel dipisahkan dengan koma, untuk itu centang kotak Comma saja di bagian Delimiters dan kosongkan kotak yang lain.

Catatan

• Pilih Tab bila data menggunakan pemisah tab.
• Pilih Semicolon bila data menggunakan tanda pemisah titik koma.
• Pilih Space bila data menggunakan tanda pemisah spasi.
• Untuk karakter lain, pilih Other dan isi kotak di sampingnya dengan tanda pemisah, misalnya / (garis miring), bila data menggunakan tanda pemisah tersebut.

Pada pilihan Text qualifier pilih tanda petik dua (“) untuk memberitahu Excel agar mengabaikan tanda pemisah yang muncul dalam tanda petik tersebut.

Untuk melihat hasil pemisahan  data, kita dapat melihatnya pada bagian Data preview. Bila hasil sesuai dengan yang diinginkan maka klik Next.

Pada Step 3, yang merupakan tahap terakhir adalah menentukan format atau tipe data. Excel akan otomatis menggunakan format General pada semua kolom. Kita bisa menggunakan format ini untuk tipe data teks, angka, dan tanggal. Apabila data berupa angka dan digit pertama data adalah nol (contoh: 0801), maka harus menggunakan format yang lain, yaitu Text. Karena bila memilih General, maka Excel akan menghapus angka nol dari digit pertama data.

Cara menentukan tipe data:

• Klik kolom di kotak Data preview.
• Kemudian di bagian Column data format klik tipe data yang diinginkan.

Jika ingin hasil pemisahan diletakkan pada sel yang lain, klik pada kotak Destination kemudian klik sel/kolom yang diinginkan, dalam contoh ini akan diletakkan pada sel B1.

Klik Finish. Hasilnya dari contoh ini adalah sebagai berikut.

Dari gambar di atas, terlihat bahwa data yang ada pada kolom A yang dipisahkan dengan tanda koma telah terpisah pada kolom B dan C